Un hôtel accumule chaque année des dizaines d’échéances réglementaires, et beaucoup d’établissements continuent de les piloter « à la mémoire », avec un rappel dans l’agenda ou un post-it près de la réception. Ce fonctionnement tient jusqu’au jour où une échéance passe inaperçue. Une échéance oubliée déclenche en général une urgence, un prestataire à trouver dans la précipitation, une équipe sous tension et possiblement une non-conformité qui peut, dans les cas les plus sérieux, conduire à une fermeture administrative.
Dans les hôtels que nous reprenons, nous observons cependant un problème supplémentaire. Le risque le plus fréquent provient rarement d’un contrôle totalement oublié ; il provient davantage d’un contrôle qui a bien été réalisé, mais dont le rapport n’a jamais vraiment été lu.
Le calendrier des contrôles obligatoires
Un hôtel doit faire vérifier chaque année sa centrale SSI, ses extincteurs, son installation de désenfumage, son électricité et son gaz. Les portes automatiques se contrôlent tous les six mois, au même rythme que les câbles d’ascenseur et les formations incendie du personnel. Les parachutes d’ascenseur se vérifient une fois par an et l’ensemble de l’installation fait l’objet d’un contrôle quinquennal, l’AS9. À cela s’ajoutent le suivi de la légionellose, les réserves de sécurité, les échéances RH et les documents administratifs à maintenir à jour. Chacune de ces échéances suit sa propre fréquence, ce qui rend une gestion informelle difficile à tenir dans la durée.
Formation incendie et AS9
Quand on nous demande quel contrôle les hôteliers ratent le plus souvent, la réponse surprend en général : la deuxième formation incendie de l’année. La plupart des équipes savent qu’une formation incendie est obligatoire, mais elles ignorent souvent qu’il en faut deux. L’AS9, l’élément de contrôle propre aux ascenseurs, est également très souvent absent des rapports, alors qu’il conditionne la conformité de l’installation entière.
Planifier, contrôler, corriger
Faire réaliser un contrôle ne suffit pas à sécuriser un sujet. Le suivi réel passe par une suite précise d’étapes : planifier l’échéance, réaliser le contrôle, lire effectivement le rapport qui en résulte, corriger ce qui doit l’être, conserver la preuve de cette correction, puis recontrôler au moment prévu. Sauter une seule de ces étapes suffit à fragiliser l’ensemble, même quand les précédentes ont été respectées avec sérieux.
Rapport reçu, rapport lu
J’ai un jour eu sous les yeux un rapport qui semblait irréprochable. Aucune réserve majeure n’y était mentionnée par le bureau de contrôle. En le lisant plus attentivement, il apparaissait que le contrôleur n’avait en réalité pas pu accéder à vingt-cinq chambres sur les trente-deux que compte l’établissement. Le contrôle existait, le rapport aussi, mais l’essentiel de l’hôtel n’avait tout simplement pas été inspecté. Ce type de détail passe inaperçu tant qu’aucun sinistre ne survient. Il devient déterminant le jour où les rapports sont examinés en détail.
Les rapports eux-mêmes ne sont pas toujours lus jusqu’au bout. Un rapport de contrôle peut comporter plusieurs réserves, sans qu’aucune action corrective ne soit engagée pour les lever. Un rapport d’ascenseur avec cinq réserves inscrites, sans suivi derrière, reste une situation courante.
Le suivi mensuel
Un établissement ne doit jamais être préparé à la dernière minute avant une commission de sécurité. Pointer chaque mois dans un tableau les éléments de sécurité permet de suivre au fil de l’eau les vérifications électriques, le gaz, les formations et la levée des réserves. Personnellement, je participe à au moins une commission de sécurité par mois et c’est cette régularité qui nourrit ma propre pratique du sujet.
Sur le plan documentaire, chaque hôtel devrait disposer de la même arborescence : les vérifications classées chronologiquement, les rapports associés, un fichier récapitulatif des réserves et leur statut de résolution. Le registre de sécurité et le registre d’accessibilité restent les deux documents centraux, complétés par les attestations de passage des techniciens et les rapports des bureaux de contrôle. Ensemble, ils permettent de retrouver en quelques minutes l’état réel de conformité d’un établissement, sans dépendre de la « mémoire » d’une seule personne.
Un hôtel bien piloté ne se contente pas de cocher des cases dans un calendrier, il sait précisément ce que chaque rapport contient et ce qu’il reste encore à corriger. Votre établissement dispose-t-il aujourd’hui d’une vision claire de ses réserves non levées ? C’est souvent l’une des premières questions que nous posons lors d’un audit.
